Fungsi - Fungsi Manajemen dan Peran - Peran Manajerial | Pengantar Manajemen

 Fungsi - Fungsi Manajemen ( Management Functions )

    Pekerjaan yang dilakukan oleh para manajer pada saat mereka mengelola perusahaan dapat dikelompokkan ke dalam kelompok-kelompok tugas yang memiliki tujuan yang disebut fungsi manajemen. Koontz (Koonzt dan Weihrich, 1993) berpendapat bahwa fungsi manajemen dikelompokkan ke dalam lima fungsi. Kelima fungsi tersebut dilaksanakan secara simultan untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan.

    Fungsi pertama yang dijalankan oleh sorang manajer adalah Planning (perencanaan), yaitu suatu proses mengembangkan tujuan-tujuan perusahaan serta memilih serangkaian tindakan (strategi) untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

    Perencanaan itu mencakup : (a) menetapkan tujuan. (b) mengembangkan berbagai premis mengenai lingkungan perusahaan dimana tujuan-tujuan perusahaan hendak dicapai. (c) memilih arah tindakan (Course Of Action) untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. (d) merumuskan berbagai aktivitas yang diperlukan untuk menerjemahkan rencana menjadi aksi. (e) melakukan perencanaan ulang untuk mengoreksi berbagai kekurangan dalam perencanaan terdahulu.

    Fungsi perencanaan akan memberikan arah kepada perusahaan dengan menetapkan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Tanpa adanya tujuan yang jelas dirumuskan dalam kegiatan perencanaan, perusahaan tidak akan memiliki hasil akhir yang jelas untuk dicapai selama kurun waktu tertentu. Selain itu ketiadaan tujuan akan meyulitkan perusahaan untuk melakukan proses evaluasi (bagian dari fungsi pengendalian) yang merupakan perbandingan antara rencana (dinyatakan dalam tujuan) dengan realisasi pencapaian sesungguhnya. Dalam hal ini berlaku peribahasa "Fail to plan is planning to fail" (Kegagalan membuat rencana merupakan sebuah rencana menuju kegagalan).

    Untuk mencapai apa yang telah ditetapkan pada rencana, manajer melakukan fungsi yang kedua yakni Organizing (pengorganisasian). Pengorganisasian adalah suatu proses dimana karyawan dan pekerjaannya saling dihubungkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengorganisasian mencakup pembagian kerja diantara kelompok dan individu serta pengkoordinasian aktivitas individu dan kelompok. Pengorganisasian mencakup juga penetapan kewenangan manajerial.

    Selain mengorganisasi sumber daya manusia, pengorganisasian juga mengorganisasi penggunaan berbagai sumber daya non-manusia seperti uang, material, peralatan mesin, dan sebagainya, untuk mencapai tujuan perusahaan. Roda organisasi akan berjalan dengan baik apabila perusahaan melakukan perekrutan sumber daya manusia sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan. 

    Oleh sebab itu, untuk menjamin pemenuhan kebutuhan staff yang memenuhi persyaratan, manajer melakukan fungsi manajemen yang ketiga. Fungsi yang dimaksud adalah Staffing (Pengisian Staff), yaitu suatu proses untuk memastikan bahwa karyawan yang kompeten dapat dipilih, dikembangkan dan diberi imbalan untuk mencapai tujuan perusahaan. penyusunan staff serta manajemen sumber daya manusia yang efektif mencakup pula penciptaan iklim kerja yang memuaskan karyawan.

    Sumber daya manusia yang telah di-organisasi tersebut selanjutnya perlu diarahkan aktifitasnya agar menghasilkan pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini dilakukan melalui pelaksanaan fungsi keempat yaitu Leading (Memimpin). Memimpin adalah suatu proses memotivasi individu atau kelompok dalam suatu aktifitas hubungan kerja (Task Related Activites) agar mereka dapat bekerja dengan sukarela (Voluntarily) dan harmonis dalam mencapai tujuan perusahaan.

    Akhirnya manajemen perusahaan harus senantiasa memastikan bahwa pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh sumber daya manusia dan penggunaan sumber daya organisasi sudah sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Untuk memastikan hal tersebut, manajemen perusahaan melakukan fungsi yang kelima yaitu Controlling (Pengendalian), yang merupakan suatu proses untuk memastikan adanya kinerja yang efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pengendalian mencakup: (a) menetapkan berbagai tujuan dan standar. (b) membandingkan kinerja sesungguhnya (yang diukur) dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan, serta (c) mendorong keberhasilan dam mengoreksi berbagai kelemahan.

Peran - Peran Manajerial ( Managerial Roles)

    Ketika para manajer ditanya, aktivitas apa saja yang mereka lakukan dalam mengelola perusahaan? kemungkinan besar mereka akan menjawab bahwa aktivitas yang mereka lakukan adalah Planning, Organizing, Leading, dan Controlling. Tetapi apa yang sesungguhnya dilakukan oleh para manajer tersebut tidaklah selalu dapat dikaitkan dengan fungsi manajemen secara jelas.

    Henry Mintzberg (1988) mengemukakan konsep peranan manajer (Manager Roles) untuk lebih mempertajam pemahaman mengenai apa yang sebenarnya dilakukan oleh manajer. Dalam hal ini Mintzberg merumuskan manajer sebagai orang yang memiliki wewenang di dalam suatu organisasi karena manajer diberikan wewenang formal (Formal Authority) oleh perusahaan. Melalui pemberian wewenang formal inilah (misalnya melalui surat keputusan direksi yang mengangkat manajer tertentu) manajer memiliki status / kekuasaan di dalam organisasinya. Hubungan antara wewenang formal, status manajer, dan berbagai peranan yang dilakukan manajer dapat dilihat pada gambar dibawah.

    

1. Interpersonal roles, yang mencakup di dalamnya Figurehead Role, Leader Role dan Liaison Role. Berdasarkan status dan kewenangan yang dimilikinya, manajer harus melakukan interaksi dengan sumber daya manusia lainnya di dalam organisasi. Dari interaksi inilah akan muncul peran manajer yang bersifat interpersonal yang diwujudkan ke dalam tiga peran yang penting yakni : Figurehead Role, Leader Role, dan Liaison Role. Misalnya pada saat manajer suatu perusahaan memberikan sambutan pada acara penghargaan kepada karyawan yang berprestasi, maka pada saat itu manajer sedang menjalankan perannya sebagai Figurehead Role.

2. Informational Roles, yang mencakup di dalamnya Monitor Role, Disseminator Role, dan Spokeman Role. Status dan wewenang formal yang dimiliki oleh seorang manajer memungkinkan manajer untuk memperoleh informasi yang lebih luas, antara lain karena adanya bawahan yang harus melaporkan berbagai perkembangan perusahaan kepada manajer tersebut. Akibat kedudukannya ini maka manajer memiliki informasi lebih aktual dan dalam jumlah relatif lebih banyak dibandingkan dengan para bawahannya. Dari sinilah muncul peran manajer yang kedua yakni Informational Role, yang selanjutnya dijabarkan menjadi tiga peran yakni Monitor Role, Disseminator Role, Spokesman Role.

    Sebagai pihak yang memiliki informasi penting yang akan digunakan untuk bahan pengambilan keputusan, sudah menjadi tugas para manajer untuk menyebarkan informasi tersebut kepada para bawahannya yang relevan agar mereka memiliki visi yang sama mengenai apa yang telah dikerjakan atau ingin dicapai oleh perusahaan. Kegiatan manajer untuk membagikan informasi yang relevan kepada bawahan terkait merupakan contoh peran manajer dalam menjalankan Disseminator Role.

3. Decisional Roles,. Informasi yang dimiliki oleh para manajer akan memiliki nilai guna apabila informasi tersebut digunakan pada saat para manajer mengambil keputusan. Oleh sebab itu, peran ketiga yang dilakukan oleh para manajer adalah Decisional Roles yang mencakup Entreprenual Role, Disturbance Handler Role, Resources Allocator Role, dan Negotiator Role.